Teams è il software applicativo facente parte di Office 365 (Business, non personale) che permette di gestire sia i messaggi sia i file che normalmente si scambiano tra colleghi dei teams, ovvero dei gruppi di cui si fa parte. E’ un ottimo strumento come base per il telelavoro o smartworking.
Per un uso completo il PC dell’utente deve essere fornito di altoparlante / cuffia e microfono, quindi essere “multimediale” oltre alla indispensabile presenza di una più che buona connessione ad Internet, meglio se in fibra FTTH.
Il programma sostanzialmente permette di:
● Tenere conversazioni private e di gruppo
● Condividere e gestire file tra privati ed in gruppo
● Effettuare le videochiamate in chat o in teams (riunioni)
● Gestire un piano lavori in plan
E’ sempre attivo anche se si chiude la finestra dell’applicazione, perché rimane sempre in esecuzione, lo si vede nell’area di notifica tra le icone nascoste del PC in basso a destra.
Aprendo la applicazione, una volta effettuato il login, in “Impostazione dispositivi” si inizia con la configurazione dell’audio ovvero di microfono, altoparlanti o cuffia, della telecamera e si effettua un test della configurazione misurando anche la qualità della connessione ad Internet.
La finestra di Teams è divisa in tre riquadri verticali.
A sinistra la barra degli strumenti in verticale, poi un riquadro sinistro (elenco) ed infine il riquadro principale, il destro, dove avviene la maggior parte delle azioni.
Alla apertura ci si trova nella visualizzazione “Team”, nel riquadro sinistro abbiamo l’elenco di tutti i teams dei quali l’utente fa parte.
I teams possono essere stati creati da colleghi / superiori o dall’utente stesso.
Ogni team è diviso in “Canali”, il canale predefinito è il canale generale che è la sede di tutto ciò che avviene: ovvero scambio di messaggi, di file etc.
Il canale “generale” è quello predefinito, ma se ne possono creare altri, personalizzati.
All’interno del canale si trova tutto ciò che è nel riquadro destro, il riquadro principale.
Questo riquadro principale è diviso in alto in 3 o più schede : Post, File e Wiki.
Quindi, ripetendo, la struttura è :
Team -> Canale del Team -> Schede
La prima scheda è Post, ovvero il posto dove avvengono lo scambio di messaggi in forma di messaggistica istantanea tra tutti i membri del team e l’utente; le notifiche arrivano solo se ci riguardano direttamente.
E’ possibile allegare uno o più file con un post, allegandolo al messaggio.
Tutti i file che si allegano restano visibili nella scheda File.
Si possono aggiungere anche altre schede personalizzate, oltre a Post, File e Wiki.
Il contenuto di un Canale è quindi formato da: Post di tutti i membri, i File di tutti i membri e la pagina Wiki (messaggi di gruppo).
Nella visualizzazione Team ci sono i post ed i file di ogni team divisi per canale.
In generale i canali possono essere argomenti di uno stesso dipartimento, di una stessa area o sede.
Mentre la visualizzazione Team (nella barra strumenti verticale a sinistra) è per il lavoro di gruppo, la Chat è l’elenco delle chat PRIVATE.
Quindi quando si parla di Post, questi sono i messaggi che si mettono nei canali, quando si parla di Chat ci si riferisce solo alle chat private che si creano con il pulsante “nuova chat”, inserendo il nome dell’utente.
Si può avviare in chat la videochiamata, la chiamata vocale o condividere il proprio schermo.
L’altra visualizzazione fondamentale nella barra strumenti verticale a sinistra è il Calendario, dove si vedono sia il ns. calendario personale che quello generale e dove si possono pianificare le riunioni dei vari teams.
Nella sezione File si vedono tutti i file: scambiati, personali, ricevuti etc.
Infine la icona Azioni contiene il feed, ovvero l’elenco d tutte le azioni e reazioni che riguardano l’utente.
Azioni che seguono alla creazione di un team
Quando si crea un nuovo team, si crea anche una cassetta postale, un calendario condiviso con lo stesso nome del team in Outlook, un sito del team con la raccolta documenti in Sharepoint, un blocco appunti condivisi in OneNote ed un planner.
In continuo aggiornamento
Sono state inserite da poco la modalità Together (Insieme) e la vista Dynamic. La modalità Together è una nuova esperienza di riunione in Teams che utilizza l’IA per collocare digitalmente i partecipanti in uno sfondo condiviso, facendoli sentire come se fossero seduti nella stessa stanza con tutti gli altri. E’ in grado di ritagliare dinamicamente il video dei partecipanti nel formato mezzobusto per collocare poi le icone animate delle persone in un anfiteatro virtuale, che si popola così in modo interattivo offrendo una sensazione di presenza fisica anche emotiva alla riunione.
Per quanto riguarda Dynamic, questa riguarda una serie di miglioramenti che promettono di dare più controllo su come si vedono i contenuti condivisi e come i partecipanti a una riunione interagiscono con essi. I nuovi controlli, tra cui la possibilità di mostrare i contenuti condivisi e gli specifici partecipanti fianco a fianco, consentono di personalizzare la visualizzazione in base alle proprie preferenze ed esigenze.
Microsoft ha ampliato la possibilità di avere uno sguardo su tutti i partecipanti ad una riunione con la funzione Large Meeting View che introduce nuovi e più efficaci filtri per rimuovere o sfumare dinamicamente lo sfondo della stanza in cui ci si trova ed icone dinamiche per esprimere con un battito di mani un apprezzamento per la presentazione od i concetti espressi dal relatore.
Altre novità degne di nota sono il Live Transcripts, Microsoft Whiteboard e Cortana in Teams. Se Teams mostra già la trascrizione del parlato dal vivo come modo per seguire ciò che viene detto, presto arriverà anche l’attribuzione degli speaker alle didascalie in modo che tutti sappiano chi sta parlando. Le trascrizioni dal vivo forniscono un altro modo per seguire la discussione, con l’update prossimo venturo di ottenere un file della trascrizione che viene automaticamente salvato nella scheda della chat per quella riunione.
Reflect messaging extension (estensione messaggi di riflessione): disponibile a breve, offrirà a manager, dirigenti e insegnanti la possibilità di verificare il sentiment del proprio team o degli studenti installando l’estensione Reflect da GiftHub. Permetterà di porre al proprio di team di lavoro domande di verifica, suggerite dal software o personalizzate in base alle proprie esigenze, con la possibilità di tenere anonime le risposte e di sondare lo stato emotivo del gruppo/della classe.
Live reactions (reazioni live): consentirà di interagire durante un meeting utilizzando le emoji che si visualizzeranno sullo schermo dei partecipanti in reazione agli interventi. In futuro anche le PowerPoint Live Presentations approderanno su Teams.
Chat bubbles (centralità delle chat): Per rendere ancora più funzionale l’utilizzo della chat all’interno di Microsoft Teams, senza aprire manualmente la finestra della conversazione per visualizzare gli scambi tra gli utenti, il software consentirà di visualizzare le chat inviate durante una riunione sugli schermi di tutti i partecipanti del meeting, rendendo la conversazione via chat ancora più centrale.
Attribuzione Speaker per sottotitoli live e trascrizione: i sottotitoli live sono già un’opzione, ma prossimamente Microsoft Teams includerà anche la possibilità di attribuirli a uno specifico relatore in modo che non possa nascere confusione tra chi dice cosa. Inoltre, le trascrizioni in tempo reale, in arrivo a partire da quest’anno, offriranno all’utente un’opportunità in più di stare al passo con la conversazione e al termine saranno salvate automaticamente all’interno del meeting.
Meeting interattivi per più di 1000 partecipanti: per rendere le riunioni ancora più interattive, inclusa la possibilità di chattare, riattivare l’audio per prendere parola e attivare il video per la collaborazione in tempo reale, Teams sta crescendo per supportare fino a 1000 partecipanti. Per le esperienze di presentazione view-only che non prevedono interazione, Teams accoglie fino a 20 mila partecipanti.
Aggiornamenti di Microsoft Whiteboard (lavagna Microsoft): la Whiteboard verrà presto aggiornata con nuove funzionalità, tra cui tempi di caricamento più rapidi, aggiunta di note adesive, testi e drag and drop.
App Task: l’app Task, che sarà lanciata questo mese, offrirà una nuova visualizzazione unificata delle attività di Microsoft To Do, Planner e Outlook.
Suggerimenti di risposta: i suggerimenti di risposta nella chat di Teams fanno leva sull’AI per creare risposte brevi in base al contesto del messaggio precedente.
Esperienze di meeting touchless: Teams consente già alle persone di collegarsi e condividere contenuti sugli strumenti delle sale riunioni attraverso il proprio device mobile o PC. Entro la fine dell’anno Teams consentirà anche di condividere contenuti su Surface Hub attraverso il nuovo “comando sala” nell’app mobile che offrirà ulteriori capacità di controllo come la possibilità di mettere in mute, attivare la videocamera, regolare l’audio e lasciare il meeting. Nel corso dell’anno verrà integrato anche l’assistente vocale e la possibilità di proiettare in wireless.
Microsoft Lists ha fatto in questi giorni il suo debutto come applicazione all’interno della piattaforma di Teams. Lists è un nuovo servizio, annunciato alla conferenza Build 2020, che permette di organizzare il lavoro in liste e tenere traccia del progresso dei progetti e delle attività, nonché di inventari, contatti e così via.
Microsoft Lists è un servizio che Microsoft ha lanciato durante la conferenza Build 2020 come parte di Microsoft 365. Lists permette di gestire vari aspetti dell’attività aziendale usando liste, con assegnatari, note, allegati e campi personalizzati. È disponibile come servizio a sé stante, ma Microsoft ne ha ora annunciata l’integrazione con Teams così che sia possibile utilizzarlo direttamente dall’interno dell’applicazione di quest’ultimo, sfruttando le possibilità di collaborazione offerte dall’unione dei due servizi.
È possibile creare liste in Teams a partire da modelli (8 standard più tre specifici per un settore: pazienti, prestiti e incidenti), da un file Excel e da un’altra lista già esistente. L’applicazione dà inoltre la possibilità di esportare le liste come file Excel, di discutere all’interno di un canale riguardo uno specifico elemento di una lista, nonché di poter fare l’audit di ogni cambiamento apportato a una lista.
Riassumendo
1. Teams permette di gestire in modo efficiente lo smartworking.
2. Si può lavorare nella visualizzazione Team o Chat.
3. In Team si lavora in gruppo, in Chat in privato.
4. Un team è diviso in Canali ed ogni canale è diviso in Post e File.
5. Nella Chat ci sono invece solo le due schede Chat e File.
6. Ogni team è un gruppo di Office 365 ed ogni utente ha un ruolo: proprietari, membri, ospiti.
7. Il progetto dei teams dipende chiaramente dalla struttura aziendale, dai flussi di comunicazione, dalla individuazione delle persone autorizzate etc.
Il team quindi è un gruppo di persone che interagiscono per funzione, divisione o progetto.
Si possono scambiare mail, file, attivare videoconferenze, chiamate etc.
Ogni persona può far parte di più team.
I team possono essere funzionali, per aree, oppure divisionali, di progetto, per cliente, temporanei, etc.
Come si capisce da questo breve sommario, forse il lavoro maggiore per utilizzare questo mezzo è quello di definire chiaramente l’organizzazione aziendale all’interno del team, del canale etc.
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Ci sono comunque anche alcune limitazioni e svantaggi
Una ricerca condotta da Microsoft ha dimostrato come i livelli di stress ed affaticamento nel seguire riunioni virtuali salgano in modo significativo dopo 30 – 45 minuti a causa del concentrarsi sullo schermo per cogliere informazioni rilevanti, la minor disponibilità di segnali non verbali che tipicamente aiutano a gestire la conversazione e la condivisione dello schermo che impedisce di visualizzare bene le persone con cui si sta interagendo.
Di conseguenza se è vero che il futuro del lavoro sarà più agile di quanto sia mai stato finora è altrettanto vero che le sedi fisiche con i loro vantaggi in termini di ergonomia e relazione continueranno a rivestire un ruolo importante: la scrivania personale è a rischio, ma il caro vecchio ufficio fisico ancora no.