Capitolo n° 1 - Accesso alle risorse dell’azienda

Ormai da tempo, molti strumenti di lavoro hanno varcato la soglia del computer locale per richiedere invece l'accesso a un'infrastruttura tecnologica molto più articolata; i server aziendali ospitano file e documenti, archivi di messaggi email, servizi di directory per gli utenti e applicativi di ogni genere, da quelli per gestire le note spese a soluzioni verticali dedicate agli specifici ambiti produttivi. Estendere l'accesso a questa moltitudine di informazioni, per comprendere anche i lavoratori che si trovano fuori dal tradizionale perimetro della LAN aziendale, è un compito impegnativo ma senza dubbio affrontabile.

A seconda dei casi e delle esigenze, si possono infatti mettere in campo strumenti tecnologici di tipo diverso, ma ugualmente capaci di garantire anche a chi sta lavorando da casa il poter raggiungere tutte le risorse necessarie per lavorare in maniera produttiva. Certo, è opportuno trovare il giusto bilanciamento tra accessibilità e sicurezza, ma gli strumenti non mancano: connessioni VPN robuste per creare canali di comunicazione criptati e sicuri per accedere alla rete locale dell'azienda, strumenti di storage basati sul cloud o comunque capaci di garantire l'accesso universale ai documenti e alle cartelle memorizzate in remoto, o ancora tecnologie di connessione che consentono di aprire una vera e propria finestra sulla scrivania del computer aziendale, per utilizzarne le risorse (hardware e software) anche da casa.

Nelle prossime pagine (saranno pubblicate settimanalmente nel Blog “Voci dal Petrolchimico”) analizzeremo proprio questi scenari, alla ricerca delle soluzioni migliori per risolvere un ampio ventaglio di esigenze, da quelle del singolo professionista che magari non può più raggiungere il suo ufficio alle aziende di dimensioni medie e grandi, che possono cogliere l'occasione per modernizzare e rendere più flessibili alcuni servizi tradizionali. Il tratto distintivo comune di tutti gli strumenti e servizi proposti è la relativa semplicità di configurazione, installazione e utilizzo: non è il momento per avventurarsi in implementazioni troppo laboriose, servono invece soluzioni che possano essere introdotte subito per rispondere a esigenze più che mai urgenti.

File nel cloud

Uno dei servizi che tradizionalmente sono disponibili soltanto quando ci si trova tra le mura dell'azienda o dell'ufficio è il file server aziendale, lo storage collettivo utilizzato per memorizzare documenti, progetti e tutti gli altri dati necessari al lavoro quotidiano, oltre che per condividere informazioni tra i membri dello stesso ufficio o del gruppo di lavoro.

Lo sviluppo tecnologico ha però già da tempo rese disponibili molte soluzioni che consentono di sostituire o affiancare il tradizionale file server locale.

Tra i più diffusi spicca l'offerta Microsoft 365 (in passato chiamata Office 365), che abbina a una generosa quantità di spazio (1 Tbyte per utente) sul cloud storage OneDrive anche licenze per le applicazioni della suite Office e numerosi altri strumenti e servizi.

La Business Standard comprende anche strumenti di collaborazione online come Sharepoint, Exchange e Teams (di cui parleremo nel dettaglio più avanti).

Esistono poi offerte ancor più articolate, pensate per gli ambienti di dimensioni maggiori (aziende di livello enterprise).

Una delle poche aziende capaci di contrastare Microsoft con un'offerta completa è Google: chi avesse bisogno soltanto di spazio di archiviazione nel cloud può affidarsi a Drive Enterprise, che propone una interessante formula basata non sullo spazio disponibile ma su quello effettivamente utilizzato.

Il passo successivo è la sottoscrizione di un abbonamento G Suite, che espande la dotazione includendo versioni evolute di molti servizi Google, come una casella di posta elettronica aziendale basata su Gmail, i calendari condivisi, le funzioni di comunicazione di Hangouts (Chat e Meet) e naturalmente i servizi di produttività come Documenti, Fogli e Presentazioni.

La versione Enterprise integra inoltre molti strumenti utili per le aziende di maggiori dimensioni, come quelli per prevenire la perdita dei dati, l'integrazione con servizi di terze parti, l'analisi dei log o l'accesso tramite token.

Google e Microsoft sono i due player più noti nel settore, ma di certo non gli unici: molti servizi di cloud storage tradizionali, come per esempio Dropbox o Box.com, offrono abbonamenti evoluti pensati proprio per i team di lavoro, gli uffici e le aziende, anche di dimensioni considerevoli; allo storage online, che permette di accedere a strumenti più evoluti di condivisione e gestione oltre che a un ecosistema di strumenti e servizi di terze parti più ricco e diversificato.

Box.com, in particolare, ha ottenuto ottimi riscontri in ambienti professionali anche di grandi dimensioni, grazie a funzioni di integrazione con molti servizi di terze parti e a strumenti di condivisione evoluti.

Esiste però anche una strada alternativa, di certo più impegnativa ma capace di garantire vantaggi significativi specialmente per quanto riguarda il controllo sui dati: in molti casi, infatti, le informazioni sono il bene più prezioso dell'azienda e l'idea di affidarle a servizi esterni, per quanto offerti da aziende affidabili, può non lasciare del tutto tranquilli.

Esistono allora soluzioni software come NextCloud o OwnCloud che permettono di implementare un'infrastruttura simile a quella di un servizio di cloud storage tradizionale, ospitato però su hardware designato dall'azienda stessa (generalmente in locale). Quest'approccio consente di superare i tradizionali limiti allo spazio di storage disponibile per ciascun utente (l'unico vincolo è lo spazio libero sugli hard disk locali, che può essere aumentato in modo piuttosto semplice), mantenendo la praticità d'uso tipica dei servizi di cloud storage e soprattutto l'accesso universale, tramite client per i sistemi operativi desktop, app per mobile e un'ottima interfaccia basata sul Web.

Nonostante la sua implementazione sia più laboriosa rispetto alla semplice sottoscrizione di un abbonamento, la complessità di installazione e configurazione è comunque gestibile, specialmente se si sceglie con cura l'hardware su cui il server sarà ospitato. Il server di NextCloud ad esempio è disponibile sia come Virtual Machine o appliance da caricare in un ambiente virtualizzato, sia come immagine da utilizzare come base per istanziare un container Docker; può quindi essere scaricato e avviato senza troppe difficoltà in molti ambienti server (tipicamente su Linux), anche tra quelli pensati per le aziende piccole e medie.

Se si mantiene il server in locale, bisogna garantire il suo accesso anche dall'esterno della LAN: è quindi necessario strutturare la rete per ospitare in sicurezza un server che sia accessibile (seppure con tutte le limitazioni e le cautele del caso) anche da Internet.

 Accesso remoto alle risorse di rete

Quello dei file è in realtà un caso particolare di un mondo più vasto, l'accesso remoto alle risorse della intranet aziendale. Queste comprendono il file server, la directory degli utenti e dei contatti, gli strumenti di messaggistica o posta elettronica gli applicativi di supervisione di processo, i database aziendali software di simulazione e tutti gli altri servizi accessibili spesso via browser soltanto se collegati attraverso la rete locale. Come abbiamo visto, esistono soluzioni specifiche per far valicare le mura dell'azienda a determinati servizi; abbiamo parlato dei file server e un discorso analogo può essere ripetuto anche per la posta elettronica. Le alternative sono numerosissime e includono anche alcuni pesi massimi del settore come Microsoft e Google, che possono adattare la loro interfaccia di consultazione web (Outlook.com e Gmail, rispettivamente) anche ai domini di posta aziendali. 

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