Premessa - Dal lavoro a distanza allo smart working

Ha salvato imprese, posti di lavoro, ed economie al collasso durante l’isolamento imposto dalla pandemia a circa un terzo della popolazione mondiale. Promette di contrastare il cambiamento climatico, riducendo gli spostamenti via terra, mare ed aria ma il più grande esperimento di lavoro da remoto della storia ha anche effetti collaterali. Ma ora che finita la emergenza sanitaria molte imprese hanno deciso di prolungarlo e valutano di renderlo permanente, emergono i “perdenti” dello SmartWorking.

Prima di tutto chi non può ancora farlo ed è la maggioranza.

Invece manager, tecnici, professionisti con gli strumenti indicati in seguito possono svolgere le loro mansioni praticamente ovunque. La tecnologia non eviterà invece agli altri lavoratori di doversi recare in ufficio, nel campo od in fabbrica e tutt’al più potrà in futuro sostituirli .

Lo Smart Working quindi è un “privilegio”, per di più molto costoso per altre categorie.

Con due giorni di lavoro a settimana a Londra o Parigi le richieste di spazi per uffici scenderebbero del 40%, un incubo per i proprietari. Senza gli uffici a seguire svanirebbero molti bar e ristoranti che vivono di quello.

Con il taglio degli eventi aziendali ci sarebbe una forte riduzione delle società di catering. E la virtualizzazione di riunioni e conferenze avrebbe un impatto negativo sui bilanci di aeroporti e compagnie aeree. Inoltre seguirebbe un calo consistente degli introiti per gli alberghi rendendo per molti la loro attività anti-economica. Le città resteranno comunque ancora per molto tempo il motore dell’innovazione, come insegna la esperienza della Silicon Valley.

Lo snellimento dei processi di funzionamento non è solo la possibilità di lavorare da remoto attraverso lo Smart Working ma è da intendersi come la trasformazione del modello di funzionamento dell’impresa. Per superare le stratificazioni che si accumulano fisiologicamente nel tempo e che fanno perdere competitività e flessibilità è necessario rimettere in discussione organizzazione e “processi” spesso concepiti nel passato e mai davvero adeguati alle sfide attuali.

Le iniziative di semplificazione dei processi e dei sistemi sono iniziate da tempo e hanno riguardato principalmente i processi di supporto, amministrazione, reporting e risorse umane. Ma quelle che si sono rivelate vincenti e durature nel tempo sono quelle che hanno impattato in profondità i processi “core” delle imprese come la produzione e la progettazione. Si tratta di applicare la metodologia delle 3S: Strategia, Sostenibilità, Snellimento (dei processi di funzionamento).

Strumenti e metodologie per lo smart working

Le limitazioni alla mobilità introdotte in Italia ed in parte nel resto del mondo hanno proiettato milioni di lavoratori in un mondo abbastanza nuovo in cui gli strumenti, le gerarchie e le abitudini quotidiane si sono rivelate quasi completamente soverchiate da altre nate nel frattempo.

Lavorare da casa o più in generale fuori da un ufficio può rappresentare oggi ed ancor di più in futuro una opportunità per migliorare la produttività e conciliare meglio gli impegni personali con quelli professionali. Questa evoluzione ha portato alcune aziende a ripensare il rapporto con i propri dipendenti, concedendo loro un grado di libertà mai sperimentato prima nella storia e dotandoli di strumenti innovativi che permettono di mantenere il contatto con il resto del gruppo di lavoro e dell’azienda dovunque ci si trovi.

Le aziende hanno molto da guadagnare da questa impostazione: possono infatti diminuire i costi legati alla presenza fisica del personale e perfino ridurre il numero di postazioni di lavoro disponibili, contando sul fatto che solo una parte dei dipendenti sarà fisicamente presente in ufficio ogni giorno. Inoltre, anche chi è spesso in viaggio potrà mantenere costante il livello di produttività, senza troppe pause.

Questa evoluzione richiede di solito una certa propensione all'innovazione e una pianificazione lunga e attenta, ma gli eventi degli ultimi mesi hanno costretto a rivedere i piani in una situazione di grande emergenza, sotto ogni profilo. Moltissimi si sono trovati a lavorare da casa da un giorno all'altro, ma ancora pochi hanno messo in campo gli strumenti per trasformare il semplice lavoro remoto in un vero e proprio "smart working", ossia un'organizzazione del lavoro moderna che permetta di affrontare gli impegni quotidiani in maniera più fluida ed efficace, senza perdere produttività (o addirittura incrementandola).

Gli aspetti da tenere in considerazione sono molteplici e - come abbiamo già accennato - andrebbero pianificati attentamente per offrire ai lavoratori tutto ciò di cui hanno bisogno per continuare a lavorare come prima, o addirittura meglio di prima. Ma l'onere del cambiamento non ricade soltanto sull'infrastruttura IT delle aziende: anche i singoli lavoratori si sono trovati, spesso in maniera del tutto imprevista e imprevedibile, a doversi raccapezzare in una situazione del tutto nuova.

Trovare uno spazio adatto al lavoro all'interno della casa, garantire una connessione stabile e veloce a Internet, magari procurarsi strumenti in passato superflui ma diventati improvvisamente indispensabili, come per esempio una stampante o un monitor da affiancare al laptop per garantirsi una superficie di lavoro più ampia, sono solo alcuni dei molti ostacoli che i lavoratori da remoto si trovano ad affrontare, spesso da soli.

Ci sono poi, o meglio ci sarebbero, gli aspetti normativi, del tutto superati dalla realtà di questo periodo: il lavoro remoto andrebbe infatti concordato e disciplinato esplicitamente all'interno del contratto, ma l'emergenza ha costretto aziende e lavoratori a mettere da parte le consuetudini per cercare di trovare, con uno sforzo reciproco, un punto di equilibrio che permetta di garantire per quanto possibile il mantenimento di un livello sufficiente di produttività.

Ma l'emergenza non deve impedire di guardare avanti: come vedremo, infatti, esistono moltissimi strumenti e servizi che permettono di semplificare e addirittura migliorare il lavoro quotidiano, il coordinamento dei gruppi di lavoro e la comunicazione. Strumenti ormai maturi e robusti, utilizzati con profitto in moltissimi contesti in tutto il mondo e capaci di rendere il lavoro quotidiano più semplice, flessibile ed efficace.

Il nostro Paese era rimasto fino a oggi in gran parte escluso dalla rivoluzione nell'organizzazione del lavoro, ma questa terribile emergenza potrà forse servire ad aprire anche in Italia le porte a un modo di lavorare più moderno ed efficiente, capace di conciliare meglio le esigenze personali del lavoratore, quelle professionali e l'organizzazione generale delle aziende e dei posti di lavoro.

Il prossimo sabato 1 agosto avvieremo una sintesi degli strumenti di lavoro smart.

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