Lo Smartworking: cosa è bene sapere

Lo Smartworking: cosa è bene sapere

Con questo testo avviamo un programma di sensibilizzazione sullo smartworking, grazie alla collaborazione di Livio Paciotti, già specialista IT per la Simulazione e Controllo di Processo, sistemi DCS, Macchine Virtuali, Analisi Dati, presso il Petrochimico di Ferrara.

Il programma si svilupperà in una premessa e 5 capitoli, presentati settimanalmente sul Blog, e prenderà in considerazione tutti i temi che competono a questa materia con l’obiettivo di dare un contributo informativo agli esperti ma anche un bagaglio minimo di informazione ai neofiti che, volendo, possono dialogare con Livio per chiarimenti e approfondimenti.

Smartworking – Pro e contro

Pro - Con lo smartworking possiamo coniugare al meglio vita lavorativa e vita privata. Infatti la possibilità di organizzarsi laddove possibile autonomamente con gli orari senza essere legati al luogo del lavoro ci consente di far fronte a tutti gli impegni che abbiamo durante la giornata, siano essi lavorativi o di vita privata.

Abbiamo la possibilità di portare a termine un compito o risolvere un problema in qualsiasi posto ed in qualsiasi momento.

Possiamo lavorare da casa o, al limite, … viaggiando.

Contro - Lo smartworking richiede una grande maturità e soprattutto un cambio di mentalità; non si segue più l’orario di lavoro ma si lavora per obiettivi.

E’ più difficile separare la vita privata e quella lavorativa. Lavorando da casa e potenzialmente in ogni momento si rischia di non riuscire più a separare le due cose.

Queste nuove modalità probabilmente porteranno anche a stravolgere il concetto di orario lavorativo, andando oltre le classiche 8 ore, dalle 9 alle 18 – o dalle 8 alle 17 - . Questo quantomeno a giudicare dall'incremento delle chat che Microsoft ha rilevato in orari differenti da quelli "da ufficio": fra le 8 e le 9 del mattino è stato registrato un aumento delle chat compreso fra il 15% e il 23%, mentre l'incremento fra le 18 e le 20 è stato davvero significativo: 200%

Mail, chiamate e videochiamate a qualunque ora del giorno ... e della notte … E’ l’altra faccia della medaglia dello smartworking.

Secondo una ricerca condotta da Microsoft, la collaborazione da remoto è, sotto il profilo mentale, più affaticante rispetto a quella tradizionale. In particolare le video conferenze sono fra le attività più stressanti, a causa della necessità di fissare costantemente lo schermo e dell'assenza di tutti quei segnali “paraverbali” che, quando ci si incontra di persona, agevolano la conversazione e permettono di comprenderla con più facilità. I primi segnali di fatica iniziano a manifestarsi dopo circa 30/40 minuti, mentre dopo un paio d'ore è lo stress a farla da padrone. Per questo motivo, l'azienda Microsoft suggerisce di limitare i meeting virtuali a non più di mezzora, oltre che a prendere pause dalle attività lavorative ogni due ore circa.

Cosa serve per implementare lo smartworking

Tre cose:

• Una adeguata connessione ad Internet (meglio in fibra FTTH)

• Un dispositivo per “navigare” (meglio un PC con adeguato monitor, tastiera, mouse e videocamera con microfono)

• Alcuni software specifici

Quello che poi serve davvero è molta elasticità mentale, infatti siamo svincolati dal posto fisico e dall’orario di lavoro. Si deve lavorare per obiettivi.

In quale ambito può essere applicato

In qualsiasi ambito o settore. Quello che serve è una buona dose di organizzazione, inventiva ed alcuni strumenti adeguati.

Cosa può servire

• Documenti in formato elettronico ed eventuale strumento di digitalizzazione (scanner o simile)

• L’accesso ad un Cloud per condividere i documenti

• Un applicativo per la connessione remota (AnyDesk o TeamViewer, ad esempio) per lavorare a distanza sul computer dell’ufficio (Il software va installato necessariamente su entrambi i PC)

• Un programma per videochiamate, videoriunioni (Zoom, Teams [Skype])

Combinando insieme gli strumenti a disposizione si può fare praticamente di tutto

• Videochiamate e videoriunioni (Zoom, Teams)

• Archiviazione in cloud (Google, Microsoft, Dropbox)

• Tenere una agenda on-line (OneCalendar, GoogleCalendar)

• Elaborazione di testi in maniera condivisa ed on-line (Office, Google Doc)

• Messaggistica istantanea (WhatsApp, Telegram)

• Organizzazione e pianificazione (Trello)

• Inviare mail di grandi dimensioni

• Appunti on-line (Evernote, OneNote)

• Time management

• Utilizzo di tutti i programmi “verticali” di simulazione, disegno, contabilità, gestione progetti, storicizzazione ed analisi dati, come se si fosse in ufficio.

Specificità dello stabilimento

Lavoro in smart per la maggior parte del personale tecnico / amministrativo / manageriale dello stabilimento significa essenzialmente accedere alla LAN aziendale da remoto ed in assoluta sicurezza tramite una VPN per permettere ad ognuno di svolgere il proprio lavoro come se fosse fisicamente in ufficio, in quanto già esistono cloud aziendale, documenti elettronici etc.

Molto facile ad esempio lavorare su software che operano su “mainframe” tipo SAP o simili, già perfettamente configurati per lavorare in remoto.

Va comunque precisato che i software tipicamente verticali tipo CAD, simulazione etc., - qualora non fossero installati fisicamente sul PC portatile dello smart worker (cosa probabile) - lavorando da remoto con il collegamento al PC dell’ufficio subiranno necessariamente un certo “lag” e quindi una “sensazione” di lentezza rispetto a quando si lavora direttamente in loco, questo anche avendo a disposizione la migliore delle reti FTTH.

Anche le interazioni tra persone saranno necessariamente più limitate, i brainstorming molto ridimensionati (mancando la “pausa caffè”) ma il tutto facilmente rimediabile nella maggioranza dei casi con un cambio di “paradigma” nella organizzazione aziendale e della giornata, affidandosi a consolidati software di controllo remoto, videoconferenza, messaggistica istantanea, appunti on line e gestione condivisa dei progetti, supportati naturalmente da una adeguata connessione ad Internet (FTTH) della postazione remota.

Cosa non si può fare

Ovviamente tutto ciò che comporta una attività di interazione materiale con gli impianti / macchinari / attrezzature fisiche di stabilimento.

Non è indicato neppure il controllo di impianto da fuori stabilimento, anche se in teoria sarebbe possibile, mentre può essere effettuata tutta la attività a valle, ovvero la gestione, analisi ed elaborazione dei dati di processo raccolti durante la marcia, come pure la gestione dei dati di laboratorio, del magazzino, la progettazione etc.

A tale scopo comunque potrebbe essere necessario acquisire software specifici più “moderni” e più orientati al lavoro da remoto di quelli in uso attualmente.

Infine necessariamente la LAN interna deve funzionare al massimo delle sue possibilità senza rallentamenti od intoppi dovuti ad una cattiva progettazione del network (tipico esempio: copia di grandi file che per passare da un ufficio all’altro situato a 10 metri di distanza devono passare necessariamente da un router situato in Germania od in USA).

Newsletter

Newsletter

Inserisci la tua mail per rimanere informato sulle nostre iniziative

Visualizza
privacy

gli sponsor dell'Annuario 2019